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dunkelziffer e. V.
Fallverwaltung
In der Beratungsarbeit von dunkelziffer e. V. wurde bis dahin jeder Fall auf vorgedruckten Papierbögen festgehalten. Vor allem die jährliche Auswertung kostete dadurch viel Zeit. Wir haben eine Web-Datenbank gebaut, mit der die Beraterinnen ihre Fälle direkt im Gespräch anlegen und dokumentieren. Auswertungen, die früher kaum möglich waren, laufen jetzt automatisch. Insgesamt spart das rund 365 Stunden im Jahr.
WebanwendungAutomatisierung
Next.jsTypeScriptPostgreSQLPayloadCMSNode.jsReact
2026
November 2025 bis Mai 2026
„Wir haben eine maßgeschneiderte Klientendatenbank entwickeln lassen, und sind von Anfang bis Ende begeistert! Die Kommunikation war jederzeit klar, schnell und vor allem geduldig: Änderungswünsche und neue Anforderungen wurden nicht nur problemlos umgesetzt, sondern stets mit echter Sorgfalt aufgenommen. Das Ergebnis ist toller, als wir es uns vorgestellt hatten. Eine Datenbank, die unsere tägliche Arbeit spürbar erleichtert, professionalisiert und uns ermöglicht, sowohl thematische als auch arbeitsrelevante Statistiken präzise zu führen – ein echter Mehrwert für unsere Organisation. Wer eine individuelle Softwarelösung sucht, die wirklich passt, und dabei einen Partner möchte, der zuhört und mitdenkt: absolute Empfehlung. Vielen Dank für die tolle Unterstützung!"
Julia Falck-Gommeringer
Geschäftsführerin, dunkelziffer e. V.
365 Stunden
Zeitersparnis pro Jahr
46 Arbeitstage
Einsparung
<30 Sek.
pro Aktensuche, statt 5 Min
5 Monate
von Konzept bis Go-Live
Die Herausforderung
Bevor wir dazukamen, lief die Fallarbeit über vorgedruckte Papierbögen. Akten und Gesprächsnotizen wurden von Hand geführt, Übergaben an Kolleginnen liefen über Zettel. Für den Alltag ging das, der eigentliche Aufwand kam am Jahresende. Wer wissen wollte, wie viele Fälle mit welchem Thema betreut wurden, musste die Bögen einzeln durchgehen und von Hand zusammenzählen. Aussagekräftige Statistiken waren so kaum zu bekommen, obwohl der Verein sie für die eigene Arbeit und für Berichte braucht.
Unsere Lösung
Wir haben eine Web-Anwendung gebaut, die die Beraterinnen direkt im Gespräch nutzen. Ein neuer Fall ist in wenigen Sekunden angelegt, Gesprächsnotizen landen sofort an der richtigen Akte, und wenn eine Kollegin einen Fall übernimmt, hat sie den ganzen Verlauf vor sich. Die Aktensuche, die vorher über einen Papierstapel lief, ist jetzt eine Eingabe im Suchfeld.
Der wichtigste Teil steckt unter der Oberfläche. Weil jeder Fall strukturiert erfasst wird, kann das System die Auswertung selbst übernehmen. Die Statistiken, die früher Tage an Handarbeit bedeutet haben, erzeugt die Datenbank auf Knopfdruck. Technisch läuft das Ganze auf Next.js und TypeScript, was eine schnelle Oberfläche und eine saubere Basis für spätere Erweiterungen gibt.
Ergebnisse
Unterm Strich spart die Datenbank rund 365 Stunden im Jahr. Das sind gut 45 Arbeitstage, die früher in Ablage und Auswertung gingen und jetzt in die eigentliche Beratung fließen.
Am deutlichsten wird das an zwei Stellen. Eine Aktensuche dauert heute rund 30 Sekunden, vorher waren es fünf Minuten. Und die jährliche Auswertung, die früher kaum zu stemmen war, lässt sich jetzt jederzeit abrufen.
Leistungen
Anforderungsanalyse & KonzeptionUX/UI-DesignEntwicklung der Web-AnwendungDatenmodell & automatische Auswertung
